Unternehmens-Präsentation: Richtig aufbauen
Wie wird aus einer Unternehmens-Präsentation eine spannende und wirkungsvolle Kurzvorstellung mit Erfolgsgarantie.
Ich, ich, ich oder wir, wir, wir… Viel zu oft stehen bei Unternehmens-Präsentationen die Unternehmen selbst im Vordergrund. Wer aber nur über sich selbst redet, bekommt vom anderen nichts mit. Und das ist bei einer Unternehmenspräsentation – gerade bei potenziellen Neukunden – fatal. Denn diese haben nichts von einer Selbstbeweihräucherung der Betriebe und auch deren bisherige Erfolge sind nur am Rande interessant. Sie wollen vielmehr von einem Unternehmen begeistert, mitgerissen und inspiriert werden. Und das geht eben nur, wenn die Firmenpräsentation über die reine Vermittlung von Zahlen, Fakten und Daten hinausgeht.
Der Aufbau der Unternehmens-Präsentation ist entscheidend
Um ein Publikum für die eigenen Angebote und Dienstleistungen zu begeistern, ist der Unternehmenspräsentation Aufbau entscheidend. Dieser muss unbedingt zielgruppengerecht sein. So macht es zum Beispiel einen Unterschied, ob sich die Präsentation an einen potenziellen Neukunden oder einen Zulieferer richtet. Deswegen ist es sinnvoll, für verschiedene Zielgruppen jeweils eigene Templates zur Verfügung zu haben. Diese werden dann von der Unternehmensstelle, die den Vortrag hält, jeweils angepasst.
Hierbei gilt es, spezielle Anforderungen einzuhalten. So sollte eine Firmenpräsentation übersichtlich und leicht verständlich sein. Das bedeutet unter anderem, dass auf lange Textblöcke verzichtet werden muss. Eine korrekte Grammatik und Rechtschreibung sollte eine Selbstverständlichkeit sein. Die Anzahl der Folien kann von Präsentation zu Präsentation variieren. Es sollte aber grundsätzlich die Regel gelten: Weniger ist mehr.
Das Storytelling – gekonnter Einstieg und roter Faden
Bereits die ersten drei Minuten entscheiden über den Erfolg und den Misserfolg einer Präsentation. Wer sein Publikum mit Informationen und Zahlen überhäuft, hat dessen Aufmerksamkeit schnell verloren. Denn so wichtig solche Hintergrundinformationen sind, sie haben wenig Unterhaltungswert. Entscheiden Sie sich beim Einstieg ihrer Präsentation daher lieber für das Storytelling. Dieses weckt Interesse, schafft Motivation und hält die Konzentration aufrecht.
Für Ihre Zielgruppe ist vor allem interessant, welche Ziele, Visionen und Pläne Ihr Betrieb verfolgt. Welche Leidenschaft treibt Sie und Ihre Mitarbeiter an und wie wollen Sie die Welt zu einem besseren Ort machen? Wenn Ihr Publikum versteht, wofür Sie brennen und was Ihre Firma so einzigartig macht, springt der Funke leicht über und es begeistert sich für Sie. Außerdem bietet das Storytelling die Möglichkeit, im Rahmen der Präsentation immer wieder darauf Bezug zu nehmen. So haben Sie einen roten Faden an der Hand und verlieren sich nicht in Nebensächlichkeiten.
Die Inhalte – so viel wie nötig, so wenig wie möglich
Trauen Sie Ihrem Publikum zu, Daten und Fakten rund um Ihren Betrieb selbst zu recherchieren. Das geht am besten, wenn Sie alle relevanten Informationen leicht auffindbar auf Ihrem Webauftritt zur Verfügung stellen. Natürlich kommt eine Präsentation nicht ganz ohne Zahlen und Informationen aus. Hier sollte aber ein gesundes Maß gefunden werden. Ganz allgemein gilt die Regel: mehr als auf der Visitenkarte, weniger als auf der Website.
Zu den wichtigen Informationen für eine Präsentation gehören das Gründungsjahr, die Mitarbeiterzahl und der Angebotsumfang. Zusätzlich können bei Bedarf das Geschäftsvolumen und die Zahl der Zweigstellen genannt werden. Passen Sie solche Informationen unbedingt an das Zielpublikum an. Beispielsweise interessieren sich Zulieferer insbesondere für das Qualitätsmanagement und das Einkaufsvolumen Ihrer Firma. Nicht zuletzt sind bei einzelnen Unternehmensbereichen bestimmte Informationen unerlässlich, die bei anderen keine Rolle spielen.
Der Abschluss – Hinführung zu den nächsten Schritten
Das Ende der Präsentation sollte immer eine Brücke hin zu den nächsten Schritten schlagen. Wenn zum Beispiel ein Vertragsabschluss angestrebt wird, sollte hierauf zum Ende der Präsentation hin Bezug genommen werden. Wenn stattdessen ein weiteres Treffen anvisiert wird, sollte während der Präsentation ein Ausblick gegeben werden. Sehr wichtig sind sogenannte „calls-to-action“. Diese fordern die Zuhörer zu einer bestimmten Handlung auf. Hierdurch werden sie animiert, aktiv zu werden und die gewonnenen Informationen umzusetzen.
Sehr sinnvoll ist es, Referenzen von Kunden zu nennen, denen Ihr Betrieb geholfen hat. Wenn Ihre Kunden sehen, dass Sie ihr Problem begreifen und bereits in einem anderen Zusammenhang gelöst haben, vertrauen sie Ihnen eher und nehmen Ihre Produkte und Dienstleistungen in Anspruch. Hierbei muss allerdings der Datenschutz berücksichtigt werden.
Die W-Fragen – Checkliste für den Aufbau einer Unternehmens-Präsentation
Bei der Gestaltung einer Präsentation sind die W-Fragen eine gute Orientierung. Im Folgenden werden sie kurz vorgestellt:
1. Warum? Welches Ziel verfolgen Sie mit Ihrer Präsentation und was wollen Sie bei Ihrer Zielgruppe auslösen? Sorgen Sie dafür, dass Sie dieses Ziel bei der Erstellung der Folien niemals aus den Augen verlieren. Alle Beispiele, Grafiken und Informationen sollten auf dieses Ziel hin ausgerichtet sein. Die Ziele unterscheiden sich je nach Art der Präsentation. Wenn Sie einen Vortrag halten, kann ein Vertragsabschluss das Ziel sein. Wenn die Präsentation per Mail verschickt wird, ist vermutlich eine Kontaktaufnahme durch den Kunden das Ziel.
2. Was? Welche Inhalte wollen Sie mit der Präsentation übermitteln? Mit Sicherheit haben Sie eine Menge Zahlen und Informationen rund um Ihr Unternehmen zur Hand. Überlegen Sie sich genau, welche davon für Ihr Publikum interessant und zielführend sind. Noch so beeindruckende Hintergrundfakten bringen nichts, wenn sie das Publikum ermüden oder vom eigentlichen Ziel der Präsentation ablenken.
3. Wer? Wer hält die Präsentation? Ist es die Unternehmensführung, ein Bereichsleiter oder ein speziell für die Akquise zuständiger Mitarbeiter? Entsprechend muss die Präsentation angepasst werden. Das gilt sowohl inhaltlich als auch formal. Denn nur wenn die Präsentation zum Stil und Typ der Vortragenden passt, können diese die Inhalte überzeugend vermitteln und die gewünschten Ziele erreichen.
4. Wie? Wie wollen Sie mit der Präsentation arbeiten? Es gibt eine Vielzahl von Methoden und Best-Practices, die Sie bei einem solchen Vortrag anwenden können. Überlegen Sie sich genau, auf welche Weise Sie die Inhalte vermitteln wollen und üben Sie den Vortrag möglichst genau und mehrfach.
5. Wen? Wen wollen Sie mit der Präsentation erreichen? Nur wenn Sie Ihr Zielpublikum genau kennen, können Sie diese ansprechen und für sich begeistern.
Case Studies und Success Stories (was habe ich als Zuhörer davon, was kann mir das Unternehmen bieten) sorgen bei Unternehmenspräsentationen für einen guten Einstieg und sind interessanter als die Unternehmensgeschichte.