Ein einheitlicher „Look and Feel“ zeugt von Professionalität. Kein Problem mit dem PowerPoint-Folienmaster.

Ein einheitliches und ansprechendes Corporate Design ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Es sorgt dafür, dass Kunden das Unternehmen auf den ersten Blick erkennen und positive Erfahrungen damit verknüpfen. Sowohl beim Umgang mit Geschäftspartnern im B2B-Bereich als auch bei der Kommunikation mit Kunden ist ein hoher Wiedererkennungswert wichtig. Vor allem sollte aber bei Präsentationen auf Messen oder Kongressen auf einen einheitlichen Auftritt Wert gelegt werden.

Bei der Vorbereitung einer Präsentation sollte dem Bereich Präsentationsdesign große Aufmerksamkeit zukommen. Entscheidend ist, dass bestimmte Elemente wiederkehrend zum Einsatz kommen und von allen Mitarbeitern bei allen Präsentationen gleichermaßen verwendet werden. Nur wenn diese Elemente einheitlich zum Einsatz kommen, bleiben sie bei den Präsentationsteilnehmern im Gedächtnis und werden immer und überall wiedererkannt.

Ein großer Vorteil bei der Arbeit mit dem PowerPoint Folienmaster ist, dass die Präsentationsvorbereitung schnell erledigt ist. So muss bei einer neuen Präsentation nicht immer wieder bei „0“ angefangen werden, sondern die Mitarbeiter können auf bestimmte Elemente und Darstellungsformen zurückgreifen. Zudem können die einzelnen Folien bei Bedarf angepasst und erweitert werden, ohne dass die gesamte Präsentation neu aufgezogen werden muss.

Der PowerPoint-Folienmaster sorgt dafür, dass alle Folien der Präsentation klar definierten Gestaltungskriterien entsprechen. Diese Kriterien können im Vorfeld eindeutig definiert und für alle Präsentationen geltend gemacht werden. Auf diese Weise wird beispielsweise dafür gesorgt, dass eine einheitliche Schriftart verwendet und bestimmte Elemente wie das Firmenlogo immer an derselben Stelle platziert werden. Ebenso lassen sich Elemente wie Fußzeilen, Titel und Hintergrundfarben festlegen. Sobald eine Einstellung im Folienmaster vorgenommen wurde, gilt diese für alle verwendeten Folien und Layouts

PowerPoint arbeitet mit einem sogenannten Drei-Ebenen-Modell. Die erste Ebene ist der Folienmaster selbst. Auf der zweiten Ebene befinden sich verschiedene Layouts und die dritte Ebene setzt sich aus einzelnen Folien zusammen. Während der Arbeit sind all diese Ebenen durchsichtig und können parallel genutzt und miteinander in Verbindung gesetzt werden. Wer also am Folienmaster Änderungen vornimmt, sieht diese automatisch auf den zugeordneten Folien. Dieses Prinzip macht es unnötig, einzelne Folien zu bearbeiten, wodurch die Vorbereitung von Präsentationen besonders effizient gelingt.

Selbst die Erstellung eines eigenen Masters für jede Präsentation können sich erfahrene PowerPoint-Nutzer sparen. Es ist wichtig, den Folienmaster so anzulegen, dass die Einstellungen das Corporate Design des eigenen Unternehmens wiedergeben. Zudem sollte ein Styleguide erstellt werden, in dem alle Informationen rund um dieses Corporate Design enthalten sind. Außerdem werden in einem solchen Styleguide alle Vorgaben festgehalten, die für jede Präsentation gelten und von allen Mitarbeitern berücksichtigt werden müssen. Bei besonders großen Unternehmen ist es aber sinnvoll, für unterschiedliche Zielgruppen und Anlässe jeweils eigene Vorlagen zu entwickeln und einzusetzen.

Wer sich ein wenig mit den Funktionsweisen des Folienmasters beschäftigt, lernt schnell, diesen zu bearbeiten und die einzelnen Features sinnvoll einzusetzen. Um zum Folienmaster zu gelangen, müssen in PowerPoint die Schritte „Ansicht -> Masteransichten“ gegangen werden. Hier kann der Folienmaster aufgerufen werden, dessen Look im Wesentlichen der Standardansicht entspricht.

Auf der linken Seite finden Sie verschiedene, hierarchisch angeordnete Layouts vor. Die oberste Folie ist die Masterfolie, was unter anderem daran erkennbar ist, dass sie etwas größer als die anderen Folien ist. Die darunter befindlichen Layouts können dem Drei-Ebenen-Modell gemäß für eine Präsentation genutzt oder einfach ignoriert werden.

Die einzelnen Präsentationsfolien werden im Folienmaster aus Gründen der Übersichtlichkeit nicht angezeigt. Wenn diese angezeigt werden sollen, muss auf „Masteransicht schließen“ geklickt werden. Alternativ können auch die Karten „Ansicht -> Normal“ aufgerufen werden, um die einzelnen Folien betrachten zu können.

Die Masterfolie kann ohne großen Aufwand so angepasst werden, dass sie den eigenen Wünschen, Vorstellungen und Anforderungen entspricht. Es ist ratsam, hierbei nicht auf Standardlayouts zurückzugreifen, sondern den Look der Folien so zu wählen, dass diese das eigene Corporate Design widerspiegeln und somit für einen möglichst hohen Wiedererkennungswert sorgen.

Erfahrene PowerPoint-Nutzer können das Feature „Platzhalter einfügen“ verwenden. Hier stehen dann verschiedene Platzhalter zur Auswahl, die für die eigene Präsentation eingesetzt werden können. Das Feld „Farben“ ermöglicht die Hintergrundgestaltung. Hierbei können mehr als nur die von Microsoft bereitgestellten Farben genutzt werden, sodass die Farben optimal auf das Corporate Design des eigenen Unternehmens angepasst werden können. Ebenfalls wichtig ist der Punkt „Schriftarten“. Die gewählte Schrift sollte bei allen Präsentationen gleich sein und zu derjenigen des Corporate Designs passen.

Gerade zu Beginn ist es für viele Anwender von PowerPoint verwirrend, dass auf der Masterebene mehrere Folien angezeigt werden. Immerhin soll das Design aller Folien und Layouts einheitlich sein, wohingegen es PowerPoint ermöglicht, verschiedene Designs für unterschiedliche Folien und Layouts zu entwickeln. Das bedeutet, dass zusätzlich zu den Regeln der Masterfolie Regeln für Folien mit gleicher inhaltlicher Ausrichtung aufgestellt werden können. Typische Unterscheidungen, die von PowerPoint vorgenommen werden, sind Titelfolien, Bildfolien und Textfolien.

Für die meisten Präsentationen ist es vollkommen ausreichend, die Masterfolie und maximal drei bis vier Layouts zu erstellen. Ein großer Vorteil ist, dass die übrigen Layoutfolien und Platzhalter nicht gelöscht werden müssen. PowerPoint ist nämlich in der Lage, nicht verwendete Elemente zu erkennen und zu ignorieren.